In einer gemeinsamen Informationsveranstaltung aller Räte am 08.02.2017 wurde durch den IT-Dienstleister für Kommunen ITEBO Osnabrück das Ratsinformationssystem SESSION vorgestellt.

Zum 01.07.2017 ist vorgesehen, die Ratsarbeit vollständig auf papierloses Arbeiten umzustellen. Dafür wird jedem Ratsmitglied ein Tablet (zuzahlungsfrei) zur Verfügung gestellt. Das I-Pad Pro 9,7-inch Wifi + Cellular 32 GB soll beschafft werden. Möglich wird mit der Mandatos App, dass Dokumente an jedem Ort, zu jeder Zeit und mit jedem beliebigen Endgerät verschlüsselt abgerufen, recherchiert, bearbeitet, kommentiert und auf mobilen Endgeräten abgelegt werden können.

 

Diese Lösung ermöglicht der Samtgemeinde und den Mitgliedsgemeinden effizientes Arbeiten durch die Vereinheitlichung von Vorlagen, die komplette Koordination von Sitzungsabläufen, zentrale Informationen zu Einladungen, Tagesordnungen und Niederschriften bis hin zu einer koordinierten Terminplanung als Basis für die digitale Gremienarbeit. Auch alle Sitzungsgelder können über SESSION abgerechnet werden. Alle Daten liegen zentral und sicher im Rechenzentrum der ITEBO. Über einen geschützten Zugang auf das Gremieninformationssystem über die Homepage der Samtgemeinde erhalten alle Ratsmitglieder Zugriff auf die notwendigen Unterlagen im Rahmen ihrer Ausschuss- und Gremienarbeit. So können diese jederzeit Vorlagen, Niederschriften und Beschlüsse aus öffentlichen und nichtöffentlichen Sitzungen einsehen und auf den eigenen PC herunterladen.

 

Die Geschäftsordnung schafft die rechtliche Möglichkeit der Einladung durch ein elektronisches Element.

 

Die Gesamtkosten für die Anschaffung der iPads betragen 48.378,55 €, wobei auf die Samtgemeinde Herzlake ein Anteil von 21.110,64 € entfällt.

 

Auf Vorschlag des Samtgemeindeausschusses beschloss der Samtgemeinderat einstimmig, allen Ratsmitgliedern zum 01.07.2017 den elektronischen Zugang zum Ratsinformationsdienst SESSION zu ermöglichen.

Die Geschäftsordnung wird hinsichtlich der elektronischen Einberufung des Rates geändert.

Entsprechende Mittel von 22.000 € werden im Haushalt 2017 veranschlagt.