Sitzung: 23.03.2017 Samtgemeinderat
Vorlage: 2017/0963
In einer gemeinsamen
Informationsveranstaltung aller Räte am 08.02.2017 wurde durch den
IT-Dienstleister für Kommunen ITEBO Osnabrück das Ratsinformationssystem
SESSION vorgestellt.
Zum 01.07.2017 ist
vorgesehen, die Ratsarbeit vollständig auf papierloses Arbeiten umzustellen.
Dafür wird jedem Ratsmitglied ein Tablet (zuzahlungsfrei) zur Verfügung
gestellt. Das I-Pad Pro 9,7-inch Wifi + Cellular 32 GB soll beschafft werden.
Möglich wird mit der Mandatos App, dass Dokumente an jedem Ort, zu jeder Zeit
und mit jedem beliebigen Endgerät verschlüsselt abgerufen, recherchiert,
bearbeitet, kommentiert und auf mobilen Endgeräten abgelegt werden können.
Diese Lösung
ermöglicht der Samtgemeinde und den Mitgliedsgemeinden effizientes Arbeiten
durch die Vereinheitlichung von Vorlagen, die komplette Koordination von
Sitzungsabläufen, zentrale Informationen zu Einladungen, Tagesordnungen und
Niederschriften bis hin zu einer koordinierten Terminplanung als Basis für die
digitale Gremienarbeit. Auch alle Sitzungsgelder können über SESSION
abgerechnet werden. Alle Daten liegen zentral und sicher im Rechenzentrum der
ITEBO. Über einen geschützten Zugang auf das Gremieninformationssystem über die
Homepage der Samtgemeinde erhalten alle Ratsmitglieder Zugriff auf die
notwendigen Unterlagen im Rahmen ihrer Ausschuss- und Gremienarbeit. So können
diese jederzeit Vorlagen, Niederschriften und Beschlüsse aus öffentlichen und
nichtöffentlichen Sitzungen einsehen und auf den eigenen PC herunterladen.
Die Geschäftsordnung
schafft die rechtliche Möglichkeit der Einladung durch ein elektronisches
Element.
Die Gesamtkosten für
die Anschaffung der iPads betragen 48.378,55 €, wobei auf die Samtgemeinde
Herzlake ein Anteil von 21.110,64 € entfällt.
Auf Vorschlag des
Samtgemeindeausschusses beschloss der Samtgemeinderat einstimmig, allen
Ratsmitgliedern zum 01.07.2017 den elektronischen Zugang zum
Ratsinformationsdienst SESSION zu ermöglichen.
Die Geschäftsordnung
wird hinsichtlich der elektronischen Einberufung des Rates geändert.
Entsprechende Mittel
von 22.000 € werden im Haushalt 2017 veranschlagt.