Sitzung: 28.03.2017 Gemeinderat Lähden
Vorlage: 2017/0980
In einer gemeinsamen Informationsveranstaltung aller
Räte am 08.02.2017 wurde durch den IT-Dienstleister für Kommunen ITEBO Osnabrück
das Ratsinformationssystem SESSION vorgestellt.
Zum
01.07.2017 ist vorgesehen, die Ratsarbeit vollständig auf papierloses Arbeiten
umzustellen. Dafür wird jedem Ratsmitglied ein Tablet (zuzahlungsfrei) zur
Verfügung gestellt. Das I-Pad Pro 9,7-inch Wifi + Cellular 32 GB soll beschafft
werden. Möglich wird mit der Mandatos App, dass Dokumente an jedem Ort, zu
jeder Zeit und mit jedem beliebigen Endgerät verschlüsselt abgerufen,
recherchiert, bearbeitet, kommentiert und auf mobilen Endgeräten abgelegt
werden können.
Diese
Lösung ermöglicht der Samtgemeinde und den Mitgliedsgemeinden effizientes
Arbeiten durch die Vereinheitlichung von Vorlagen, die komplette Koordination
von Sitzungsabläufen, zentrale Informationen zu Einladungen, Tagesordnungen und
Niederschriften bis hin zu einer koordinierten Terminplanung als Basis für die
digitale Gremienarbeit. Auch alle Sitzungsgelder können über SESSION
abgerechnet werden. Alle Daten liegen zentral und sicher im Rechenzentrum der
ITEBO. Über einen geschützten Zugang auf das Gremieninformationssystem über die
Homepage der Samtgemeinde erhalten alle Ratsmitglieder Zugriff auf die
notwendigen Unterlagen im Rahmen ihrer Ausschuss- und Gremienarbeit. So können
diese jederzeit Vorlagen, Niederschriften und Beschlüsse aus öffentlichen und
nichtöffentlichen Sitzungen einsehen und auf den eigenen PC herunterladen.
Die
Geschäftsordnung schafft die rechtliche Möglichkeit der Einladung durch ein
elektronisches Element.
Finanzielle
Auswirkungen:
Die
Gesamtkosten für die Anschaffung der iPads betragen 48.378,55 €, wobei auf die
Gemeinde Lähden ein Anteil von 9.235,91 € entfällt.
Der
Rat beschloss auf Vorschlag des Verwaltungsausschusses einstimmig, allen
Ratsmitgliedern zum 01.07.2017 den elektronischen Zugang zum
Ratsinformationsdienst SESSION zu ermöglichen.
Die
Geschäftsordnung wird hinsichtlich der elektronischen Einberufung des Rates
geändert.
Entsprechende
Mittel von 9.300,00 € werden im Haushalt 2017 veranschlagt.